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远程办公的挑战,不是协作而是管理

发布者: EasyTrack | 发布时间: 2020-2-28 14:51| 查看数: 2407| 评论数: 0|帖子模式

本帖最后由 EasyTrack 于 2020-2-28 14:51 编辑

受新型冠状肺炎影响,全国多数企业都没法按时正常复工,远程办公协作成为特殊时期的工作方式。


从全世界来看,远程办公在欧美国家普及率较高。据前瞻产业研究院的研究显示,截至2017年,美国超过八成企业引入了远程办公制度,已有3000万人在家中远程办公,占美国工作人口的16%-19%。


虽然远程办公的优势明显,可节约通勤时间、缓解交通压力、节省办公成本、提高工作效率,但由于国内企业性质和环境的影响,远程办公目前在国内普及率偏低,只是作为日常办公的辅助手段。显然,对于国内企业来说,远程办公还存在着一系列的挑战。


一、远程办公的挑战


对于轻资产和知识型企业而言,远程办公几乎不存在障碍,理想的远程办公设想是管理层线上分配任务、员工在家里办公、线上汇报工作进度、开视频会议讨论工作中的问题,按照计划交付作业成果……整个流程看起来顺畅闭合,但为什么远程办公仍然只是辅助的办公形式?显然,现实中远程办公的条件尚不成熟,笔者认为主要原因在于以下几个方面:


1,沟通信息分散于各个通讯应用软件


远程办公离不开协作工具的支持,日常沟通、开会、考勤都依赖于协作工具比如微信QQ、钉钉等。而沟通工具的多样化则会导致信息的分散和碎片化,这在定点办公模式下缺点尚不明显,但一旦所有人员见不到面,就会显现出诸多弊端。


这些弊端对于客户经理、项目经理这种处于信息风暴中心的员工来说则更为明显,他们需要更多的时间进行信息收集、处理和分发,过程中可能产生的信息遗漏和沟通中的理解失误会增加工作风险,影响工作质量和效率。


2,人员管理难度增加


远程办公可帮助企业节约成本,从这一角度考虑,企业是愿意员工远程办公的,管理者的纠结主要在于对远程员工失去过控制的不安全感。员工不在可视范围内,工作派发出去了却很难掌握执行的程度和质量;部分员工不够自律对工作敷衍了事,管理层无法进行面对面监督;员工的工作不透明,无法进行合理的监控……


管理者对员工的“不信任”情有可原,人员管理也不是“坐牢式”监控。一个企业的员工不可能都适应远程办公的工作模式和环境,一旦出现员工不够自律、工作不饱和、对工作敷衍了事等问题,企业的正常生产作业都会受到影响。


3,工作进度推进困难


检验工作进度的重要方式之一是展示工作成果,也就是交付物。远程办公如何交付工作成果呢?对于一些文职岗位来说影响很小,一般的协作工具就可以传输文章和链接;但如果交付物是一些实物,或者说是需要经过几层审核和盖章批复的文件,当中产生的成本和工作量就会增大很多,推进的困难程度就更不用说了。


4,ISO27001" target="_blank" class="relatedlink">信息安全没有保障,担心机密数据外泄


远程办公是基于互联网的办公方式,所有的工作都必须经由互联网操作,而互联网存在着极大的不安全性和不稳定性,这些都是企业运作中的主要障碍。对于一些对信息安全要求高的企业来说,定点办公可以建设内网和内部存储以及绝密档案室等,而远程办公意味着要把公司的信息放到互联网环境中,因此信息被盗、泄露、作假的风险增加了。机密数据被窃取对企业来说是不可承受之重。


5,缺乏专业工具支撑管理


远程办公将企业的信息、资源、人员都打乱分散了,企业工作进度完全靠管理层推进。在现实工作中,管理者推进和汇报工作进度,主要依赖于一些在线协作工具。根据各办公平台及网络公开数据综合统计显示,大部分远程办公所依托的工具主要停留在考勤、在线文档下载、视频会议等功能上,尤其是考勤和会议功能,形式丰富。但这些协作工具解决的依然是初步的远程沟通协作问题,远不能满足企业在当前形势下各个环节全面恢复生产的需要。


二、如何改进远程办公方式


以上总结的远程办公中的几点问题,其实归根结底就是管理的问题,信息管理、人员管理、资源管理、计划管理、管理工具……由此可见,远程办公的挑战并不在于协作,而是在于管理。


协作是企业管理的重要组成部分,但其重点在于沟通,只是管理链条上的很小一环,其依赖的工具也是单一的办公协作和任务管理工具,并不能全面地涉及到一个项目的全流程的管理。而企业业务由众多项目组成,企业目标的实现有赖于各个项目的目标达成,远程办公最起码要解决项目从启动到落地的全过程管控。

项目制运作的管理思想和方法在远程办公中扮演者重要的角色,高效、有序的远程办公需要企业从管理思想层面进行推进,并依托专业的工具实施落地。


1,思想层面:以项目制管理方式运作企业


项目制管理方式顾名思义就是将企业的需求或目标按项目划分,运用一定技能、工具,进行任务分解管理,同时对资源、人员、计划进行维护和监测。在项目制管理模式下,项目按启动、规划、执行、监控、收尾有条不紊地推进,项目的资源、成本、时间、范围、质量、风险等内容都分门别类进行管理;管理者以项目为类别,沟通、资源、人员的管理也就不再一团乱麻。


项目制管理方式下的企业会对远程办公具有良好的适应性,因为在某种程度上,远程办公对于这些企业来说是对过去工作方式的强化和系统化,并不会改变其思维方式和运作模式;而对于非项目制运作管理的企业来说,远程办公对于其管理模式和工作方式是一种冲击,适应起来自然更有难度。


学习项目制管理思想并不仅仅是为了适应远程办公,项目管理思想是国际认可的有效、科学的管理思想,对提高企业资源利用率、提升企业效率、增强组织管理能力等都有明显效果,是未来企业管理的必然趋势。


2,工具方面:专业的项目管理工具让远程办公更高效


企业的管理思想和管理方法最终都需要依托专业的管理工具落地,远程办公不仅需要协作工具进行工作协调和沟通,更需要专业的项目管理工具支撑企业全流程管理。下文将展示专业的项目管理工具如何提高远程办公的质量和效率,以易趋云项目管理软件为例。


①项目计划的制定与推进


清晰的项目目标和计划是高效工作的前提,而远程办公更是对项目计划的层级、分配以及监督提出了更高要求。如图,项目经理可以在线编制项目计划,通过系统提供的甘特图、WBS计划、资源分配、关键路径等视图进行查看和分析,让计划的制定更为合理、科学。易趋项目管理工具还支持子项目的编制,可以解决多人协同编制计划的问题,并能层层分解直到明晰。

项目计划.png
(图为易趋系统上WBS模式下的项目计划,图中我们还可以看到子项目在其中的状态

②消息管理及协作沟通

对于爆炸式的消息,具体、日常的工作内容沟通可以通过钉钉等协作工具,但工作计划的编排、项目任务的进度通过即时通讯传达则容易遗漏或拖延。在易趋项目管理系统上,所有与项目有关的消息,如项目任务的分配、项目计划的进度提醒、未完成工作的提醒等,都会由系统发消息提醒,同时还会通过邮件告知,保证消息的及时性和不遗漏。

消息管理.png
(图为易趋系统上的消息界面,所以消息通过系统自动发送,并同时通过邮件提醒)

③团队管理与监督

在远程模式下,掌握项目进度、监督员工行为的最好的办法是让员工汇报项目成果,并固定汇报模式和频率。

在易趋项目管理工具上,员工通过填写工时向上级汇报工作进度,通常是每日一填写、每周一提交,填写的工时就相当于当天的“交付成果”,重要的成果还可以在项目计划中的交付物出通过附件的形式上传提交。所有的工时按项目分类、按时间结算,成为项目进度的数据支撑,也是项目负责人监督团队人员的有力凭证。

团队管理.png
(图为易趋系统的工时单填写界面,员工每日一填写、每周一提交,定时定量的向上级汇报工作成果)

④科学的过程监督和分析

远程办公,如何将涉及到的信息全面地分享给各方?项目负责人将所有内容手动整理、发放是一个笨办法。在易趋项目管理工具上,系统可以自动收集项目中的数据,做出专业处理分析,并为各种角色提供面面俱到的工作汇报、仪表盘、报表等。依据这些数据和报表,管理层可以更加科学地决策,在远程会议或与成员沟通时也是非常简单易懂的凭证。

项目监控.png
(图为易趋系统提供的项目信息,内容简洁易懂,且通过系统自动生成)

疫情之下,企业有诸多艰难,相对于被动地“等待”恢复正常复工,相信大部分企业都选择了改变办公方式,选择远程办公。但如果你的企业在远程办公模式下暴露出了文中提到的问题,尽早变革管理思想、运用更加科学的管理工具是当务之急,当然,如果你的问题在文章之外,也欢迎留言探讨。






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