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远程办公模式下,如何做好团队管理?

发布者: Sunnyday | 发布时间: 2020-2-28 14:49| 查看数: 1131| 评论数: 0|帖子模式

在现代社会发展下,人们的生产和工作方式将趋向集团化,不再是分散的方式,组建团队也就成为常见且必要的工作方式,团队管理也成为企业管理的重要一环。做好团队管理,让团队成员充分发挥自己的价值,可以提高员工的工作效率,保证企业生产的有序和正常。
然而近日受疫情影响,大部分企业被迫远程办公,而远程办公物理分割了团队,让团队管理异常艰难,人员的不稳定性影响了工作进度的正常运作,甚至影响到企业的正常作业。

一、远程办公面临的团队管理难题

远程办公模式下,团队的组成人员和原先比较并没有变化,按理说不应该会有非常大的影响。但这只是宏观的表象,事实上,远程模式改变了原有的工作方式,让团队由聚集型变为分散型,工作方式的改变对团队进行沟通、协作、交付以及对团队成员的能动性、凝聚力都有很大影响,团队管理也因此成为远程办公中的难题之一。以下是笔者远程办公时遇到的团队管理难题:

1、沟通方式和工具的变化,导致沟通协作难

工作方式的变化直接导致了沟通成本的增加。当然,大部分企业在办公室办公时也会使用工具进行交流,如微信、QQ等即时通讯工具,但同时,许多沟通还是会通过线下模式进行,比如开会、面试、见客户等;然而远程办公一旦开始,所有的沟通都被迫转为线上。于是,企业匆忙引进缺失的沟通工具,而沟通工具的多样化则会导致信息的分散和碎片化,普通的团队成员处理起来尚且头大,更不用说位于管理岗位的部门经理、客户经理、项目经理等人了。他们是信息的集散地,远程办公时,可能大部分时间都用来收集处理信息和联系沟通成员,过程中可能产生的信息遗漏或沟通失误会增加工作风险,直接影响工作质量和效率。

2、监督条件有限,导致进度推进难

在办公室工作,员工“按部就班”“朝九晚五”,日常考勤正常、日常的工作都能被管理者看到并随时可以检测监督,员工不敢对工作懈怠;而远程办公模式下,每个项目成员之间“不可见”,员工工作不透明,员工的工作状态并不在管理者的控制范围内,万一员工出现不够自律、工作不饱和、对工作敷衍了事等问题,项目的进度很容易受到影响。远程办公时,管理者的监督工作也转移到了线上,但管理者也不可能一直开着视频监督员工,主要的监督途径还是要员工自觉汇报和上交工作成果,这当中就难免出现瞒报、延误的情况,影响到工作进度的真实性和正常运行。

3、员工工作状态的不确定,导致任务分配不科学

在一个企业里,团队管理往往最少有三个层级的管理:决策者、管理者和普通员工,在正常状态下,三者的关系是层层递进、井然有序的:决策者根据公司实际情况和发展需要制定发展战略,管理者根据该战略要求以及员工的工作状态组建团队并分配任务,普通员工完成分配到的任务。远程办公模式下,员工的工作状态不透明甚至不真实,管理者无法掌握到最准确的人员忙闲信息,分配任务时就可能不科学,出现部分员工工作过于饱和,而部分员工“赋闲”的畸形状态,影响资源的合理分配和企业的正常运行。

4、工作环境的变化导致能动性下降

在国内,办公室办公还是主流的办公方式,员工的聚集能够形成一种特殊的氛围,在这种氛围里,员工的能动性能够最大范围地调动起来。通俗点说,在办公室里,员工能够感受到无形的压力,促使你集中精神工作,即使你的领导不在你附近。但远程办公的办公环境是宽松的,可能是在咖啡馆,甚至在家中,员工缺少了这种“仪式感”,工作积极性多少会受到影响。
工作环境的变化还会影响员工的凝聚力和协作能力,办公室的近距离和工作氛围会让员工之间产生默契,从而更好地合作和交流,为团队工作加分;远程办公时,每个人面对的都是冷冰冰的屏幕,难有默契可言。

二、如何做好远程办公下的团队管理?

要解决以上远程办公模式下的团队管理问题,需要从两个方面入手,其一是管理者的能力提升,其二是借助合适的管理工具。

1、不同类型的团队管理选择不同的工具

企业的管理水平、管理者的管理能力会影响到团队的建设,甚至影响企业的良性运行,在远程办公这一特殊的工作模式下,管理者如何管理团队更是值得思考的问题。如何有技巧地与员工沟通、如何协调各方面的资源、如何提升团队的凝聚力等等,不同的企业因为企业文化和管理理念不同,采用的管理手段和形式也形态各异,这里就不再详细展开,不过企业可以借助管理工具帮助企业将管理理念落到具体执行,让远程办公的团队管理更高效、科学。

一般而言,所有的工具都是围绕设计理念而研发的,因此不同的工具定位不同,着重解决的问题也不同。支撑企业正常运营的生产活动是由日常运营和项目运营构成的,因此企业的团队管理基本上可以分为非项目型团队管理和项目型团队管理。

在非项目型团队中,除了正常的人事变动,团队成员是固定的,且团队的任务有多个,期间涉及到团队成员之间的协作以及与其他团队的协作。在项目型团队中,企业为了实现某一个目标而搭建临时项目,并组建临时团队,项目团队的所有活动都有明确的时间和预算限制。

不同的团队特点适用不同的管理工具,非项目型团队主要处理日常例常工作,工作内容常规化,稳定化,远程办公强调强沟通、快响应,适用于协作类的工具,如钉钉。

项目型团队的工作具有变动性,往往需要变更进度、变更范围甚至变更需求,关注的是整个项目从开始到结束的全过程管理,因此项目计划编制、项目进度跟进、项目状态监控、项目交付物的完成和审批等等是管理重点,沟通协作是贯穿其中的基础,是基于目维度的管理,涉及到费用、预算、资源,有的还是多个项目关联,各自有独立目标,但是资源共享。此类型的团队管理工具需要专业的企业项目管理工具,如易趋云。

2、全面的团队协作工具:钉钉

钉钉是主打协作的管理工具,即时通讯、远程会议、电话沟通、日常考勤、文件收发、邮件收发等都可以在钉钉上实现,有效地提高了团队的协作能力和沟通效率,可以说,钉钉是工作版的微信或QQ。

钉钉站在管理层角度,推出了很多员工监督的功能,如为了让管理者更好地掌握团队人员工作状态和进度,推出“已读”功能,提高员工的能动性和工作效率,如图:

钉钉.png

在团队协作方面,钉钉可以说是做到了极致,管理者通过钉钉管理监督团队成员、团队成员通过钉钉进行即时的沟通协作,是一款自上而下的管理工具;难得的是,钉钉的使用门槛并不高,界面UI设计和微信、QQ相似,许多第一次被迫远程办公的企业也能很快适应。

3、专业的在线项目管理工具:易趋云

易趋云是专业的企业级在线项目管理工具,基于项目维度,从项目的启动、计划、执行、监控、收尾全过程,解决项目的交付质量和进度问题,会涉及资源调配、跨部门协调、进度监控等方面。

在易趋云上,任务按项目分配到个人,其进度、状态都能在系统上自动呈现和运行,减轻了管理的负担,也使团队成员的工作更加透明。如图:

项目概况.png

项目团队成员通过工时填报来汇报工作进度,每日一填报、每周一提交,产生的工时就是每日的交付物,这点在钉钉上无法实现的,如图:

工时单.png

在易趋云上,管理层通过制定项目计划、调拨资源和人员等对项目进行战略规划;普通员工主要通过汇报工时、汇报费用来推动项目的进程,为管理者分析和决策提供数据支持。二者互相配合,共同维护项目的良性运行,即使是远程模式下项目状态也清晰可见、有序可控。






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