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不能支持两级计划的在线项目管理工具,不足以称“强大”

发布者: Sunnyday | 发布时间: 2019-5-28 16:55| 查看数: 1218| 评论数: 0|帖子模式

项目管理过程中,制定计划是基础的步骤,但是制定计划也是一门学问。


项目经理制定计划不仅需要执行层的配合和投入,也需要向决策层汇报从而获得资源和支持。所以项目管理计划需要考虑决策层(管理者),也要考虑执行层(项目成员),因为立场不同,视角不同,两种对项目管理的关注点也不同。领导层需要的是看你的项目的整体方案和目标,而项目成员则关心分配到自己身上的具体任务,项目经理给他们看一样的计划,显然是不合适的。因此,我认为一款专业的在线项目管理工具应当能够做到支持两级计划——里程碑计划和WBS计划。


1,里程碑计划

我们都知道,领导层是主要制定战略和把控发展方向的,他们不做具体某个任务的执行,没有时间和精力去了解某个项目在不同的时间节点怎么分配资源和任务,他们只需要把控项目的整体方向以及检验跟踪重大节点的交付物完成情况。而里程碑计划侧重于结果导向,项目在重要节点建立里程碑,管理层可以通过里程碑交付物评审作业成果和项目控制,以保证实现总目标。基于这一点,里程碑计划的管理理念真正get到了高层管理者的深层需求。
  

因此,专业在线项目管理工具是有必要支持里程碑计划的。如图(文章截图均源自easytrack云服务平台,是我认为目前在线项目管理工具最强大的平台),单独的里程碑计划可以让领导层一目了然项目重要节点的计划完成时间和实际完成时间,从而掌控项目的运行状态,也可以了解每个节点的主要负责人,方便在出现延误的时候找到相关责任人,每个里程碑都可以添加上传交付物成果,方便领导层跟踪和验收。

里程碑计划.png
(里程碑计划示意图,可跟踪和验收重大节点的交付物)

2,WBS计划

WBS计划指的是工作任务分解,是对里程碑计划进行更详细的分解,一般会精确到某个具体任务分派给哪个人、计划工时是多少,是一种任务和资源的指派分解,面向的对象是具体的项目执行成员。
WBS计划在项目管理工具中一般会以分解视图或者甘特图来表示,清晰易懂。对于具体的项目成员来说,他们比较关心这个项目分派到自己身上的任务是什么、需要投入多少工作量、任务完成的截止时间是什么时候,这样也方便他们安排自己的工作时间。如图,在WBS计划视图中,项目成员可以很明确的知道自己被分配到什么任务、需要的工作量时长是多少以及任务的计划完成时间;还可以清晰的看到同一项目的其他成员的任务,方便对有关联的任务进行交流沟通。

WBS计划.png
(图为项目计划的甘特图视图,同时支持分解视图、关键路径、任务分配、资源计划等不同角度的视图查看)

WBS计划对项目进度控制、资源需求控制、成本预算管理、风险管理等都有很大的帮助,对于项目经理控制项目变更也有积极意义,在项目管理工具中是很重要的板块。
3,项目管理工具为什么要支持两级计划?

两级计划其实是一种兼顾组织战略决策和项目执行两个层面的企业级管理思想,考虑到领导层进行战略决策的需要,制定里程碑计划为其进行项目把控和监督服务,从而使项目和组织目标保持一致;为执行层制定详细的分解计划,具体任务分配到具体人员身上,并预设好需要的工时和完成时限,对提高执行层的效率有很大帮助。
国内市面上的在线项目管理工具大部分还停留在任务协同的程度,只是简单的对项目任务和进度进行跟踪。国外大家了解最多的project主要关注于任务和资源分配,没有体现里程碑计划,其WBS计划操作也比较麻烦,大部分项目管理体系比较成熟的团队和组织都多多少少会觉得project不能满足自己的需求。
项目相关方包括了领导层、执行层和合作方等,针对不同对象,项目管理者自然要有不同的理念和对策。而在线项目管理软件作为工具,更应该考虑到这一点,甚至可以说,不能支持两级计划编制的在线项目管理工具不能称为强大和专业。
其实,考虑周全一点的话,除了里程碑计划和WBS计划,在线项目管理工具还可以增加一个项目任务栏目,新增任务栏解决的是项目经理WBS计划做的不全面的问题:如果项目经理的WBS计划考虑得不够周全,项目成员可以自己补充计划之外的任务,而项目经理也可以在审核任务工时的时候检查和总结自己的WBS项目计划是否做的完善,从而改善项目经理的能力。

项目任务.png
(项目成员可新建计划外的任务,项目任务可以添加到WBS计划中,补充项目经理遗漏的WBS计划,也方便项目经理总结经验)
本文主要讨论的是两级计划层面的问题——两级计划是什么,为什么在线项目管理工具要支持两极计划等,至于专业的在线项目管理工具在团队管理、组合管理、资源管理等方面应该如何设计均不在讨论之内,下次有机会再单独讲,也欢迎大家一起探讨交流你认为强大的项目管理工具必不可少的功能。




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