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项目管理中频被吐槽的“汇报工时”其实另有玄机

发布者: Sunnyday | 发布时间: 2019-7-25 18:08| 查看数: 1888| 评论数: 0|帖子模式

说到汇报工时,不管是项目经理还是普通员工都会有很多话想说:项目经理每个周期都要催员工按时提交工时单,“填报工时”制度推行很难;而普通员工认为每天只要把该做的事情做好就行,工时填报浪费时间多此一举。
既然工时填报惹来怨声载道,为什么不干脆废除呢?
项目管理中,领导层除了自上而下地进行战略规划和运作,掌握组织的发展方向和业务目标,自下而上地采集和分析相关数据也十分重要。及时、客观的数据是领导层对项目进行分析和决策的重要依据,经过对数据的分析,项目经理还可以降低项目风险;在项目管理中,数据的一个重要来源就是员工工时,因此工时对项目管理有着举重若轻的作用。
1,计划工时和实际工时
计划工时是指项目经理在制定项目计划的时候,根据项目的信息和需求,给每个任务预设的计划完成时间;项目经理在做项目计划的时候,需要给每个项目成员分配任务,同时预设每个任务的开始时间和完成时间,从而更好的掌握项目的发展和进度。实际工时是指项目成员完成项目经理指派的项目任务所花费的实际时间,一般通过填报工时单向上级汇报。
我们都知道,计划永远赶不上变化,所以计划工时和实际工时之间肯定会有误差,当实际工时远远少于计划工时的时候项目经理就要考虑项目计划的合理性,而当实际工时超过计划工时的时候,项目就有延误的可能。产生误差的原因主要体现在三个变量上——项目经理所做的项目计划的合理性、项目成员工作的效率、项目本身的变化。
2,对项目经理:控制项目进度、成本、资源
对于项目经理来说,做好项目计划是项目启动时的必要步骤,本项目需要哪些资源、需要哪些部门的人员来配合、怎么给组建的项目成员分配任务和时间……这些都必须在项目计划里体现。在项目具体任务的分配上,预先安排好开始时间、结束时间以及完成所需要的工时,不仅体现了项目经理对项目的掌控能力和做计划的能力,也是项目经理控制和监督项目进度的重要环节。
做计划是为了应对随时可能发生的突发情况——在做好计划之后,所有的事项都会按照流程运转,这时候一旦出现了延误或者风险,项目经理就可以根据项目计划和实际情况进行对比和分析,方便进一步进行补救和控制。这一过程就是项目经理进行监控的过程,主要监控的是项目进度、成本、资源的情况,而当中的判断依据之一就来自计划工时和实际工时的数据偏差。
如图,以该项目管理软件为例,项目经理在做好项目计划后就可以通过工时的预设数据和实际数据,掌控和分析项目的进度和变化。项目经理在项目计划中预设任务的计划工时以及责任人,计划工时包括计划开始时间、计划完成时间、计划完成天数、计划工时——设置具体的开始时间和完成时间可以保证任务责任人按期工作,设置总完成工时可以监督任务责任人的工作情况。此外,项目经理还可以在进度栏处拖拽进度条,任务的进度状态可以通过左边的红绿灯进行预警,黄色意味着延误、红色意味着严重延误,完美掌控项目进度。
工时1.png

3,对项目成员:整理工作,提高效率
完成好分配到自身的任务是项目成员最关心的事情,大部分员工对填报工时有意见是觉得浪费时间且没有意义,但其实填报工时对项目成员的工作习惯和效率的提升都有很大帮助。
如果企业配备了项目管理软件,项目成员会收到项目经理给分配的具体任务,包括预设需要的工时和开始结束时间,这相当于是项目经理帮助项目成员做好了工作计划。而项目成员汇报工时就是一种对计划的反馈,可以对项目成员起到监督作用,这无形中可以鞭策项目成员在规定的时间和工期内完成工作,从而提高工作效率。
在当前的工作模式上,基本每个员工都会给自己的工作制定计划,养成汇报工时的习惯也是对自己的工作计划做一个总结和整理,有头有尾才是良好的工作习惯,是每个员工总结和复盘的机会。
至于“汇报工时会耗时耗力”的问题,完全可以借助项目管理工具来解决。如图,所有任务已经按照项目分好类,项目成员只需要一键导入,然后给任务分配实际的时间就算完成汇报;如果做的事不在计划内,则可以通过“新建”编辑任务,完善项目经理的计划。
工时2.jpg

4,如何快速、高效的汇报工时
通过上面对计划工时和实际工时的分析和解释,我们知道汇报工时不仅仅是项目成员单方面的工作,项目经理的计划能力也对工时有很大影响,所以要想高效的进行工时汇报的流程、推进工时汇报这一制度,项目经理和项目成员都需要做出自己的努力。
对于项目经理来说,做好前期的工时计划工作很重要,项目经理要用心分析项目的情况和需求,明确项目目标,从而保证计划工时的科学性。如果项目经理的计划不科学,制定的任务计划“多了”“少了”“错了”,仅在工时填报层面,就可能出现项目成员需要填写计划外任务等情况,造成项目成员耗时耗力,影响该制度的推进和项目本身的良性运行。
对于项目成员来说,养成良好的工作习惯,制定科学合理的工作计划,进而提高工作效率,再配合一款便捷的项目管理软件,填报工时这一额外任务就不在话下;当然,填报工时之后的工作复盘和总结也很有必要,长期坚持可以减少工作失误率。





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