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很多项目失败的原因,都是由于项目的范围管理做得不好。要实现高水平的项目范围管理,重点是要做好用户参与,明确的要求、设置好范围变更的程序。
项目范围来自于投资方或者客户的一个明确的目标或者具体的需求,因此项目范围的确定不能脱离项目的目标,但是项目目标只能作为项目范围的一个基础,不能作为项目范围的一个具体化的工作范围。项目目标虽然是确定的,但不代表项目范围就是确定的、可控的,因此需要进行范围的定义,根据项目目标和需求对项目的工作范围进行进一步的细化,使项目范围具体化,层次化,机构华,从而达到可管理,可控制,可实施的目的。
项目范围管理包括为成功完成项目所需要的一系列的过程,以确保项目包含且仅仅包含项目所必需的完成的工作。项目范围管理不仅是让项目管理和实施人员知道未达到预期目标需要完成哪些具体的工作,还要清楚项目相关各方在每项工作中清晰的分工界面和责任。详细清楚地界定分工界面和借口责任,不但有利于项目实施中的变更管理和推进项目发展,减少责任不轻的事件发生,也便于项目结束时项目范围清晰的确认。比如说在一个具体的系统集成项目中硬件、软件、实施、培训登各项活动之间的界限,执行顺序,负责的期间要确认的很清楚,一旦哪一部分出现延迟,便可以很快的找到具体的责任人并及时地提出解决方案。
范围管理中最常用的工具是WBS,通过对工作的分界达到项目范围的可管理可控制。对于确定了的项目范围还需要进行范围确认,范围确认之项目干系人对项目范围的正式承认,但项目范围的确认实际是贯穿在则整个项目生命周期内的,从开始对WBS的确认,到项目个阶段结束时的交付成果物的确认,直到最后项目收尾时的文档确认。
最后就是在项目执行过程中要进行范围控制,尽管项目目标已经明确,项目范围已经确定,但是因为项目环境,资源水平和管理能力等问题,会造成项目范围在实施过程中发生变化,对变更进行控制的主要手段就是严格执行变更控制机制,管理和规范变更活动,划清相关责任。往往由于多种原因造成项目项目需求的模糊或者不断变更,从而给项目范围的控制造成很大的难度并增加了风险,因此这就需要项目管理者发挥其能力和作用,做好项目的控制和管理工作。
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