自然之道——“周例会”

williams

    在许多的软件公司质量管理体系（软件过程改进体系）中，持续改进时时刻刻都在发生，但是许多人却只看到了类似“统计”、“度量”、“原因分析”、“质量控制”等比较明显的活动，对一些日常经常发生的“小事” 却习惯性的忽略，今天我就来说说其中一件小事！
    周例会是每周我们必要要经历一个很重要活动，大家针对周例会，态度上都很重视，但是在实际实施过程，却常常效果不佳，那么我们应该怎样做才能较好控制周例会的质量效果呢？以下就个人经验，谈谈我们是怎么进行周例会准备、实施、跟踪的



   我们做任何事情都要计划后执行，虽然我们并不是对大多数计划都来正式填写计划书等。同样，周例会，我们也要好好策划准备一下：
    会议准备

1.        编制会议主题；

2.        准备相关会议材料：上周活动列表，风险管理表，需要讨论或者审核材料相关数据和表格等

3.        确认出席人员；

4.        指定相关工作人员：包括会议主持人和记录人。

分发材料

1.        通过Email或面对面等有效方式，通知参会人员会议召开信息，包含时间、地

      点、议题等，并附上会议上需要讨论的内容，或者相关的数据表格等附件；

2.        确认出席人员能够按计划参加会议；

3.        提醒参会人员提前阅读资料。以保证会议有效召开。

其他相关准备

1.     会议设备：会议室预定、投影设备、会议白板等设备；

2.     如果会议需要高层人员参加摇提前提示并告知。

   会议策划完成后，我们开会吧！

1.        主持人宣布开会，展示上周的活动列表及跟踪记录。2分钟。

2.        代表总结上周重点工作完成情况，取得怎样的成绩、遇到什么样的问题，怎么解决或者针对好的成绩和坏的问题有哪些新想法等等。每人不超过15分钟。

3.        项目负责人总结点评代表的话，说一下上周周计划和重点工作完成情况，对好的情况进行表扬，对出现问题提出解决方案，制定人员限期整改。不超过15分钟。

4.
项目负责人布置下周的工作计划和工作重点，要明确下周各项工作要达到的目标，提出注意事项。不超过10分钟。

5.
代表根据项目负责人分配的下周工作计划、重点工作和目标，提出自己下周工作计划和重点工作的进度及完成的方法。每人不超过3分钟。

6.
QA代表汇报本周工作，包括审计出的问题，解决情况等，并且汇报下周工作重点。5分钟。

7.
项目负责人对各代表的下周工作计划和重点工作进行口头审核。总共不超过5分钟。

8.
代表分享自己的技术经验，比如确保质量的方法等。10分钟。

9.
评出一名周工作先进代表，大家鼓掌表扬。对重点工作没有完成的代表鼓掌加油鞭策。要点名当场做出奖惩（比如唱歌才艺表演等）。3分钟。

10.
周例会结束。整个周例会的时间不超过2小时。

   会议开完后，会议记录人要将明确后的活动事件LIST表统计出来，必要的时候要提交给相关管理人员确认。然后通过邮件抄送给所有与会人员。
    问题负责人接收邮件后，将对问题在限定期内修改完成，项目负责人定期检查问题关闭情况。

（借用大多数免责声明：以上是我们实施过程改进的一个小CASE，虽然不是能够提高资源利用率 降低较大成本，但是确实能够提高项目人员的团队建设的意识及项目监控的质量力度，希望也适用大家。）
   






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