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项目管理如何才能不踩坑?

发布者: EasyTrack | 发布时间: 2020-3-30 18:36| 查看数: 4283| 评论数: 0|帖子模式

项目管理过程中,由于需求的变化,项目总是具有不确定性、易变性,踩坑对于项目管理工作者来说是家常便饭,甚至可以说,项目管理工作者的大部分工作时间都是在填坑。

项目频繁掉“坑”,抱怨和撂挑子只能爽一时,后续该做的事同样一个都跑不了。积极面对、冷静分析、借助资源和工具才是正确的应对方法。等你把遇到的坑都成功填上,你会发现,你的填坑力其实就是你的竞争力。下面就跟大家分析一些项目管理过程中常见的“坑”,以及如何避免“踩坑”。
、项目管理有哪些坑?

项目管理中遇到的“坑”虽然多,但因为都是在项目的生命周期中发生的,总结起来无非是发生在项目管理的启动、规划、执行过程中,涉及到范围、时间、成本、质量、资源、沟通、风险、采购、干系人、整合等项目管理的要素,下面挑几个典型的来具体说说:

1、跨项目资源分配不合理

我们在进行项目管理的过程中,因为公司效益的需要以及实际业务的不可控性,大多数时候都是多个项目并行的,这就会出现需要跨项目分配资源的情况。而资源分配中,资源冲突、超载负荷、不饱和等都是常见的问题。在有限的资源下,尤其是人力资源,如何确定优先级、如何最大限度地提高资源利用率,都是摆在项目管理者面前的难题。

2、项目进度延误

对于项目管理来说,进度延误是非常致命的问题:任务的时间延误、项目交付物的质量问题,皆会导致项目进度延误,带来成本超支。如果项目与项目之间存在关联,则A项目的延误还会造成B项目的搁置,继而会产生多骨诺牌效应,影响到整个企业的战略目标实现。

3、问题集中爆发

项目太多,诸多事项待解决,往往使管理者忙于应付,每天在不同的项目和信息之间切换,足以令任何一位经验丰富的管理人员精疲力尽。焦头烂额之际,问题往往接踵而至。对全部项目的状态不能全貌掌控,不能及时发现和预测风险,使得风险“滋长”,最终问题集中爆发,这简直是噩梦。

4、人员管理难

在项目中,成员是从企业的各个部门临时组建的,其中就会产生许多的沟通问题;如果没有一个透明的工作汇报平台,项目经理就无法掌握足够多的人员工作状态和内容,而项目成员工作的内容和时间,正是项目经理评估项目进度和风险的重要数据来源。

5、知识不能共享

企业完成一个项目,都会产生大量的文档,积累丰富的经验,但是这些知识文档和经验技术分散在各处各人,不能固化为企业的知识体系;无法借助这些已有的经验和成果进行知识的转化和再创造,就无法促进企业和员工的可持续发展和提高企业竞争力。      
二、项目管理过程中频繁踩“坑”的原因是什么?

项目频繁掉坑并不可怕,找到背后的原因才能吸取教训,积累经验。而笔者认为,项目频繁掉坑的原因主要在三点:项目本身、项目管理者自身、项目管理工具

1、项目具有复杂性、易变性   

现今处于VUGA时代,项目具有复杂性、易变性、不确定性、模糊性,随时可能出现意料之外的状况导致项目变更或者风险频发。多变的时代为少数项目管理者们带来机遇,但也成为多数人的挑战——项目管理者们要完全掌握项目运行的规律变得困难,项目管理也因此变得“坑多陷阱深”。
2、项目管理人员的能力影响

不仅项目管理,所有的管理活动都不可避免的受管理人员的能力影响。项目管理能力又源自于管理人员储藏的知识和技能,同一个项目,能够用系统、科学的管理方法进行管理的人员,会更有能力预测风险,提出更有的解决方案。

3、缺乏合适的工具

随着社会、经济的高速发展,项目的过程管理越来越复杂、周期越来越长,人力的统计和管理已经越来越没有效率和优势。纯人力的管理,项目管理者们需要花大量的时间在数据的收集汇总上,以及各个阶段的报表和总结也会占用大量时间,正确率和效率都没有保证。
三、如何避免或减少踩坑?

项目管理者的能力提升只能靠自身,多学习和探索科学的项目管理理论和方法,提高自身的领导力,这一部分的短板要补上并不难。而对于第一点和第三点原因引发的“踩坑”问题,都可以借助项目管理工具来减少或避免。在一款合适的项目管理工具上,项目的数据在软件上通过科学的逻辑和算法进行运行和监控,项目管理者们的管理效率会高很多,对项目风险的预测也会更加准确和及时。以下将以易趋项目管理软件为例,展示如何通过项目管理工具解决文中提到的项目管理难题:

1,两级计划管理,全方位跟踪项目进度

易趋的里程碑计划和WBS计划(任务分解计划)能够给从进度和质量上双重跟踪计划,确保管理人员全面掌控项目状态:PMO或者高层管理可从里程碑计划检阅项目的重大节点,并通过审批流程对交付物的质量进行审核;项目经理可通过WBS计划查看每一项任务的完成时间和进度,如果进度出现延误,项目管理者可以尽早察觉、尽快解决。

2,分团队管理项目资源,解决资源分配难题

在易趋上,部门经理(资源经理)可以根据员工的忙闲情况和工作技能合理调拨人员给各个项目经理;系统通过红绿灯显示员工的状态,可以帮助部门经理(资源经理)在分配资源时更加合理、科学,充分发挥人岗适配、充分利用的效能。

3,工时汇报管理,人员管理公开透明

易趋要求员工填报工时,可以直接导入分配到自己的项目任务,按天填报提交或按天填报按周提交。定期汇报工时有利于项目管理者们公开、透明地管理项目成员,提交的工时同时是项目管理者们监控项目进度的重要数据来源。

4,项目组合管理,全面监控项目状态

在易趋上,PMO可以监控项目的健康状态,包括交付物、工时、进度、费用、收益、风险、问题等相关项的状态,用红绿灯示警;管理者一目了然所有项目的状况,可以根据状态随时发现风险,并对症下药地解决问题。

5,项目文档库+知识库,知识管理更轻松

易趋提供的知识库支持存放和分享各种知识体系文件和公共文档,包括文档、URL地址、系统内对象链接;支持多空间管理,全文检索,目录分级,目录分权管理,有严格的权限控制,能够安全控制信息,使得知识共享更高效、更安全,帮助企业建立知识库库,将企业的成果经验固化。




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