本帖最后由 delia2010 于 2013-4-15 16:47 编辑
1 会务的定义
会务是为会议而做的工作。会议有大有小，大到一届奥运会，小到情侣两人的一个约会，都可以称之为会。而一些公司，出于宣传的目的，更是组织了各种各样的推广会、展览会、介绍会等。
作为这类会议的主办人，可能有自己的小班组，但更需要其他部门的支持，很多时候人手也是临时抽调或者兼任。比如说一个推广会，需要技术部门的支持，会前准备技术资料，会中进行讲解，会后进行答疑等。
有的时候需要人事部门提供协助，临时雇佣会场工作人员等。所以形成矩阵式管理模式，而且是临时矩阵。
这类会议或者活动的有如下共同特点:
〔1)大型活动要有鲜明的目的性。大型活动往往耗费很多资源，包括人力、物力。但是都有其明确的目的性，或者提高形象，或者提升影响力等。
(2)要有计划性。凡事都应有计划，大型活动更不例外，而且要求有更加周密的计划。因为大型活动不同于拍电影、电视，拍电影、电视能拍三、四组镜头，最后再重新编辑，但是策划大型活动每一次都是现场直播，一旦出现失误就无法弥补了。
在这方面我们有一个比较深刻的教训。公司组织的一次全球代理商合作会议，目的是谈论接下来两年的各个国家和地区的合作计划。由于快递公司没能及时将定制好的授权代理证书送到会场，只有取消现场颁发授权代理证书这一活动。
这导致了有的代理商心中甚为不满，有的暗自猜测公司明年的合作是否有变动等。而关于项目失控的报道也非常多，如成都因为施放广告汽球，使8架本应在成都降落的飞机在其他城市迫降。某个活动由于管理不善发生人员伤亡或重大财产损失等。
所以，大型活动的策划与实施的周密性，绝对不能掉以轻心。
(3)众多人参与是大型活动重要的概念。参加人数多，更加增添了会务组的工作性，要确认、确保重要人员的行程在会务组的控制范围之内，这也是一项十分艰巨的任务。
(4)高投资性。一个大型活动往往要投人的资源和费用都是比较大的，绝对不可能用很少的资金做出很大的活动。我们提倡一个铜板册成两个甚至是多个来花的精神，但高投资是最基本的特点。
2 会务的筹划
会议成败，筹划是关键。筹划包含两个层面，就是策划和计划。
我们必须明确，会务策划是一项整体性、系统性、计划性很强的工作刀必须根据会议的整体全盘策略和节奏来确定。在会议策划的过程中，不仅要以目标为导向，还要充分考虑到资源，风险及其可执行性。
例如，召开一个新产品推广会，时间1天，时间定
在9月26日。进行策划时，要考虑到:
(1)确定主题，考虑其必要性。为什么要搞?会带来多少收益?
(2)活动安排。在以实现产品推广为目标，但也不能让客户感觉的太枯燥，那么整个过程需要安排那些活动呢?
(3)可行性分析。包括会议的可行性及策划案的可执行性，计算出费用预算案。当策划确认可行，就要为其制订计划执行方案，这个过程WBS是必不可少的。
一个会务工作，是有很多个工作包，这些工作包越细分，实施起来越容易，风险的抵抗能力也就越强。所以，WES这个综合工具在会务工作中非常重要，
它是制定出会议的进度计划、资源需求、成本预算、风险控制计划以及采购计划等内容的基础工作，同时WBS同时也是控制会议变更的重要基础。
对上面的案例做一个简单的WBS，一个会议可以分为会前、会中和会后，下面将会前部分做一个简单的分解，这时，就可以清晰的知道有那几块工作需要交付，对这些交付成果还需要继续分解，直到分解成为最小单元的工作包，
这时我们就可以更加清晰的知道，会场安排包含那些工作包，对于每个工作包的任务安排，更加容易，也更易于控制。
可以得出，WBS的优势在于:①明确整个会务工作的工作范围，使之有效的执行和控制;②清晰各个工作(活动)之间的相互联系，便于信息传递与沟通;③定义了里程碑事件，可以作为项目状况完成情况的监督，同时也可以作为进展情况的报告;
④工作包可以分配给不同的人进行计划和执行，但是可以达到总体想要的目标。
3 会务的执行
一部戏好不好看，不仅要看它的剧本，更要看它是怎么演的。执行，就将计划实现，这个过程是一个实实在在的流程，不容马虎。流程安排是对会务策划方案的直接体现。流程要达到专业、系统、严密，从细节保障成功。
细节流程一般可以从任务分工、时间分配、活动对接、物资保证等若干部分去把握。每个工作包，都要把活动的基本要素落实到人，细到每个环节，也正是有了这份细致，才有一项又一项精彩活动的不断推出与成功。
而对于整个流程的全程把控也是整个活动执行的精髓所在，它不但能将方案淋漓尽致的表现出来，更能有助于后期跟踪宣传的发挥。所以细节决定成功。
三军不可无帅，一个会务组必要有一个能担当，能协调的项目经理。大多数的会务组织是一个矩阵式的管理模式，多数人担任多重的角色。项目经理对资源的调用及管理被局限在固定的组员中。
而资源的冲突，部门之间的配合，除了需要高层领导的命令和决策之外，更多的是需要项目经理本身的沟通与协调能力。项目经理要能调动充分的资源才能保证会务工作的进行，同时也需要其能善于利用手中的有限资源去达到目标。
而资源的冲突，主要是基线建设缺乏规范，如:组员工作目的不明确，进度控制不得力等原因造成。所以，这个时候要充分依据WBS的分解架构和资源配置，进行管理与控制。在实施过程当中，如果资源不能符合立项的要求时，
项目经理必须重新调整资源、项目计划及工作包的分派计划，控制风险，把握发展方向。我们可以利用检查表来对执行做一个控制，就如上案例来说，指定出一个检查。
利用检查表来控制和检查每个工作包的进行情况，当过程当中出现问题时，项目经理可以及时协调，确保发展方向。
在实施过程中，项目经理必须不断对计划及工作进程进行评估，尽量利用项目管理的5大范畴(范围，质量，成本，时间及资源)的调整方法对会务进度定期监控，定期调整。当然，定期汇报也是十分必要的了。
4 应用项目管理理念对会务组织的利好
(l)提高了会议筹备过程中的风险抵抗能力，更利于资源调配，快速发现问题并解决问题。提高过程的可控性。
(2)工作分解并配备相应的资源，提高计划的可实现性，也利于成本控制。
(3)即便是在矩阵式的管理模式下，也可以使项目经理充分调用和控制资源，从而使整个会务的进程得到保证。
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发表于 2012-6-8 09:54:45
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